Дубли клиентов

Дубль — это один и тот же человек, записанный в базе дважды. Чаще всего дубли появляются, когда администратор добавляет клиента вручную, не проверив, есть ли он уже в базе, или когда базу собирают из нескольких источников.

Дубли мешают работать: история визитов и продаж делится между двумя карточками, администратор не видит полной картины, а сегменты и отчёты считают одного клиента за двух разных людей. Поэтому дубли стоит время от времени проверять и объединять.

Как Alter защищает от дублей

При загрузке базы Alter сам следит, чтобы не создавать лишних карточек:

• При импорте из файла клиент, который уже есть в базе с таким же телефоном или email, обновляется, а не создаётся заново.

• При импорте из контактов телефона контакты с повторяющимся номером объединяются ещё до загрузки.

А вот при добавлении вручную Alter не запрещает создать второго клиента с тем же телефоном или email: один номер бывает у нескольких людей, например у мамы и ребёнка. Поэтому дубли всё же появляются, и для них есть страница поиска дублей.

Где искать дубли

• Откройте Клиенты → Список клиентов.

• Нажмите Варианты и выберите Объединить клиентов.

1. Объединить клиентов — открывает страницу Дубликаты клиентов, где Alter сам собирает возможные дубли в группы.

Страница «Дубликаты клиентов»

На этой странице Alter сравнивает телефоны и email всех клиентов и собирает совпадения в группы.

1. Дубликаты клиентов — страница, на которой Alter находит и предлагает объединить повторяющиеся записи клиентов.

2. Дубликатов не найдено — так выглядит страница, когда повторов в базе нет и объединять нечего.

3. Вернуться к списку — возврат к списку клиентов.

Когда дубли есть, вверху страницы написано, сколько групп дубликатов найдено, а рядом — ссылка Обновить, которая заново проверяет базу. Каждая группа — это клиенты с одинаковым телефоном или одинаковым email. В заголовке группы видно этот телефон или email и сколько клиентов в группе, а значок слева показывает, по чему найдено совпадение: трубка — по телефону, конверт — по email.

Как объединить клиентов

1. Просмотрите группу — внутри все карточки с совпадающим телефоном или email. У каждой видно имя, телефон, email, число записей, лидов и диалогов и дату создания. Нажатие на заголовок сворачивает или разворачивает группу.

2. Выберите основную запись — ту карточку, в которую будут объединены остальные. Нажмите на строку клиента: она выделится и получит отметку Основной. По умолчанию основной выбрана первая карточка в группе.

3. Нажмите Объединить.

4. Подтвердите действие в окне Объединить клиентов?.

После объединения записи, лиды, диалоги, платежи и теги остальных карточек переносятся в основную, а сами эти карточки удаляются. Группа пропадает со страницы, а в списке клиентов остаётся один клиент.

Важно. Объединение нельзя отменить. Перед подтверждением проверьте, что в группе действительно один и тот же человек: одинаковый email бывает у членов одной семьи, а один телефон — у мамы и ребёнка, которых записывают с одного номера.

Совет. За основную берите карточку с самыми полными и свежими данными. Пустые поля основной карточки — имя, телефон, email, дату рождения, пол — Alter заполнит из остальных, но уже заполненные поля не заменит.

Когда проверять дубли

• Сразу после импорта клиентов из файла или из другой системы.

• Раз в месяц, если клиенты активно записываются онлайн сами.

• Когда администратор замечает, что клиент «помнит» визиты, которых нет в его карточке, — возможно, они лежат во второй карточке.

Частые вопросы

Что будет с историей клиента после объединения? Записи, лиды, диалоги и платежи из всех карточек группы окажутся в основной карточке. Так в одном месте собирается полная история визитов и оплат.

Почему Alter не нашёл дубль, который я вижу в списке? Страница дублей сравнивает только телефоны и email. Если у человека две карточки с совсем разными контактами, например два разных номера и без email, такие карточки в группу не попадут — их нужно проверять вручную.