Добавление, импорт и экспорт клиентов

Клиента можно внести в базу тремя способами: вручную через форму, файлом из таблицы или старой CRM и из контактов телефона. Ручное добавление удобно, когда клиент звонит или приходит впервые; импорт — когда вы переходите в Alter и у вас уже есть база.

Добавление клиента вручную

• Откройте Клиенты → Список клиентов и нажмите Добавить.

• Заполните имя и телефон. Остальные поля можно дополнить позже — из карточки клиента.

• Нажмите Сохранить.

1. Разделы формы — Профиль (основные данные), Адреса (дом, работа или другой адрес клиента) и Настройки (уведомления).

2. Имя — единственное обязательное поле. Фамилию можно указать отдельно.

3. Телефон — код +998 уже подставлен, введите 9 цифр номера. Кнопка + Добавить телефон добавляет второй номер. По номеру клиента ищут в базе и отправляют ему уведомления, поэтому заполняйте его всегда, когда это возможно.

4. Дата рождения — день и месяц указываются отдельно от года: можно сохранить день рождения, не спрашивая возраст. По этому полю работают сегмент Скоро день рождения и фильтр Дни рождения в списке клиентов.

5. Источник клиента — откуда пришёл клиент. Для клиентов, добавленных через форму, стоит Вручную. Источник можно использовать в условиях сегментов.

6. Привёл клиент — кто из ваших клиентов порекомендовал салон. Выберите его из базы.

7. Сохранить — клиент появится в списке.

Ниже в форме — Email (кнопка + Добавить email добавляет второй адрес) и Предпочитаемый язык — на каком языке общаться с клиентом.

Важно. Один номер может быть у нескольких клиентов — например, у мамы и ребёнка, которых записывают с одного телефона, — поэтому Alter не запрещает добавить второго клиента с тем же номером. Перед добавлением найдите номер поиском в списке: если клиент уже есть в базе, откройте его карточку, а не создавайте нового, иначе появится дубль.

Уведомления о записях

В разделе Настройки выбирают, как клиент получает напоминания и подтверждения записей.

1. Настройки — раздел формы с уведомлениями.

2. Уведомления в Telegram и Уведомления по SMS — по умолчанию оба канала включены. Выключите канал, если клиент попросил не присылать ему сообщения этим способом.

Импорт клиентов из файла

Если клиенты хранятся в Excel, Google-таблице или выгрузке из другой CRM, загрузите их файлом.

• Нажмите Варианты над списком клиентов.

1. Импорт — загрузить клиентов из файла CSV, XLSX или XLS.

2. Импорт из контактов — перенести клиентов из телефонной книги: загрузите файл контактов vCard (.vcf), а в мобильном приложении — отметьте их прямо в телефоне. Добавятся только отмеченные контакты с узбекским мобильным номером. Друзей и родных не отмечайте, чтобы они не попали в рассылки.

3. Экспорт — выгрузить клиентскую базу в файл.

4. Формат файла — в подменю Экспорт выберите CSV, Excel (XLSX) или Excel 97–2003 (XLS).

В этом же меню — Объединить клиентов (поиск дублей), Управление тегами и переход к Сегментам клиентов.

• Выберите Импорт — откроется окно загрузки.

1. Как работает импорт — если клиент с таким телефоном или email уже есть в базе, Alter обновит его данные, а не создаст второго. Поэтому один и тот же файл можно загружать повторно.

2. Скачать шаблон — таблица с правильными колонками в формате CSV, XLSX или XLS. Перенесите данные в шаблон, чтобы Alter правильно распознал имя, телефон и другие поля.

3. Область загрузки — нажмите на неё или перетащите файл. Размер файла — до 10 МБ.

4. Импортировать — кнопка становится активной, когда файл выбран.

Совет. Перед импортом проверьте, что телефоны в файле записаны полностью, с кодом страны: по телефону Alter находит уже существующих клиентов и не создаёт дублей.

Если вы переносите в Alter данные из другой системы целиком, а не только клиентов, читайте статью Импорт данных.

Экспорт клиентов

Выгрузка пригодится, чтобы сохранить резервную копию базы или поработать со списком в Excel.

• Нажмите Варианты → Экспорт.

• Выберите формат: CSV, Excel (XLSX) или Excel 97–2003 (XLS) — файл скачается на компьютер.

В файл попадают клиенты, которые сейчас видны в списке: с учётом поиска, фильтров и сортировки. Чтобы выгрузить всю базу, сначала нажмите Сбросить фильтры.

Важно. В выгрузке — персональные данные клиентов: имена и телефоны. Храните файл в надёжном месте и не пересылайте его в общие чаты.