Статусы записей

Статус показывает, на каком этапе визит: клиент только записался, подтвердил, пришёл, уже обслужен или отменил. По статусам администратор с одного взгляда понимает, кого нужно обзвонить, кто уже в салоне и чьи визиты закрыты. По ним же можно фильтровать журнал записей — например, показать только неподтверждённые записи на завтра.

Какие статусы есть в Alter

• Ожидание — запись создана, но клиент её ещё не подтвердил.

• Подтверждено — клиент подтвердил, что придёт.

• Пришел — клиент в салоне.

• Не пришел — клиент не явился и не предупредил.

• Завершено — визит окончен.

• Отмена — запись отменена. На странице со списком статусов этот статус называется Отменено.

Статус виден в журнале значком в углу записи (например, «палец вверх» — Подтверждено), а в виде Список — цветной меткой в столбце Статус.

Как сменить статус записи

Из карточки. Откройте запись и нажмите на кнопку статуса в правом верхнем углу карточки. Выберите новый статус — галочка отмечает текущий.

1. Управление статусами — переход к списку статусов, где можно добавить свой.

Из журнала, не открывая запись. Наведите курсор на запись — появится мини-карточка. Это самый быстрый способ отмечать приход клиентов в течение дня.

1. Кнопки статусов — нажмите на нужный, и он сразу применится (для Отмена, Не пришел и Завершено Alter сначала задаст вопрос, см. ниже). В шапке мини-карточки — время визита и текущий статус, ниже — клиент, услуга, цена и мастер.

Совет. Договоритесь с командой отмечать Пришел сразу, как клиент сел в кресло, и Не пришел — если он так и не появился. Тогда по фильтру Не пришел легко найти клиентов, которым стоит напомнить о себе или предложить предоплату.

Отмена, неявка и завершение

Три статуса Alter не ставит сразу, а сначала задаёт уточняющий вопрос — и в карточке, и в мини-карточке:

• Отмена — окно Вы точно хотите отменить запись? с необязательным полем Причина отмены. Запись, по которой уже получена оплата, отменить нельзя.

• Не пришел — окно подтверждения неявки с галочкой Отправить клиенту уведомление о неявке. Уведомление в Telegram или по SMS уйдёт, только если в Настройки → Автоматизация включено сообщение Неявка на запись — в новом бизнесе оно выключено. Будущий визит так отметить нельзя — его нужно отменить.

• Завершено — окно Завершить запись?. После завершения изменить статус записи будет невозможно, поэтому ставьте его, только когда визит действительно закрыт.

Список статусов

Все статусы собраны на странице Статусы визитов. Открыть её можно тремя путями: Настройки → Статусы, шестерёнка в журнале → Управление статусами или пункт Управление статусами в меню статуса записи.

1. Перетаскивание — потяните за точки слева, чтобы поменять порядок статусов. В таком порядке они идут в меню карточки и в фильтрах.

2. Замок — системный статус. Это базовые этапы визита в Alter, их нельзя переименовать или удалить.

3. Действия — у статусов, которые можно менять, есть меню Редактировать / Удалить. Так устроен статус Пришел: он добавлен в каждый салон по умолчанию, но его можно переименовать или удалить.

4. Добавить — создать свой статус.

Как добавить свой статус

Свои статусы нужны, когда стандартных этапов не хватает. Например, Опаздывает, Предоплата получена или Ждёт мастера.

1. Нажмите Добавить.

2. Выберите значок и введите название — до 20 символов.

3. При необходимости заполните Название для клиента.

4. Выберите цвет и нажмите Сохранить.

1. Название и значок — так статус называется в журнале и карточке записи. Нажмите на кружок слева, чтобы выбрать значок.

2. Название для клиента — на русском, узбекском и английском. Это название AI-администратор показывает клиенту вместо внутреннего. Если оставить поля пустыми, клиент увидит системный статус записи. Пригодится, когда внутреннее название понятно только команде.

3. Цвет статуса — выберите цвет, чтобы статус было легко отличить от других.

4. Сохранить — статус появится в списке и в меню статусов. Отмена закрывает форму без изменений.

Важно. Не создавайте статусы, которые повторяют системные. Если у вас будут и Отмена, и Отменена клиентом, администраторы начнут ставить их вперемешку, и в фильтрах журнала будет путаница.

Частые вопросы

Почему у статуса нет кнопки «Действия»? Это системный статус — он отмечен замком. Его можно только переместить в списке.

Как отменить запись? Поставьте ей статус Отмена — в карточке записи или в мини-карточке при наведении, — при желании укажите причину и нажмите Отменить запись.