Карточка записи

Карточка записи — место, где администратор ведёт визит от звонка клиента до оплаты: подтверждает запись, меняет услугу или мастера, переносит время, принимает деньги. Чтобы открыть карточку, нажмите на запись в журнале.

Карточка выезжает справа и делится на две части. Слева — клиент: контакты, теги, заметки. Справа — сам визит: дата, статус, услуги и сумма.

Что есть в карточке

1. Дата и время — под датой видно время начала и повторяется ли запись (Не повторяется). Нажмите на дату, чтобы выбрать другой день.

2. Статус — текущий этап визита. Нажмите, чтобы сменить: Ожидание, Подтверждено, Пришел, Не пришел, Завершено, Отмена. Подробнее — в статье Статусы записей.

3. Теги клиента — метки вроде Новые или Предстоящие записи. Кнопка + Добавить тег добавляет свою метку.

4. Заменить / Написать — поменять клиента в записи или написать ему сообщение.

5. Быстрые действия — меню действий с клиентом (см. ниже).

6. Заметки — заметки о клиенте: предпочтения, особенности, договорённости.

7. Услуга — время, длительность, время окончания, мастер и цена. Наведите курсор на строку — появятся карандаш (изменить услугу) и корзина (убрать её из записи).

8. Добавить услугу / Расход материалов — добавить в визит ещё одну услугу или отметить материалы, потраченные на клиента (о нормах расхода — в статье Технологические карты).

9. «…» — дополнительные действия с записью: заметки, история, повтор, перенос, а у владельца — ещё и удаление.

10. Принять оплату — переход к оплате визита.

В меню Быстрые действия собраны: Позвонить, Добавить оповещение для команды (предупреждение, которое увидят все, кто работает с клиентом, например об аллергии), Добавить тег, Посмотреть профиль, Редактировать клиента и Удалить. Последний пункт не удаляет клиента из базы — он только отвязывает его от этой записи, чтобы можно было выбрать другого. Полный профиль клиента описан в статье Карточка клиента.

Над списком услуг иногда видна плашка Абонемент оплачивается при визите. Она значит, что клиент взял абонемент вместе с записью — в онлайн-записи или в чате с AI-администратором — и решил оплатить его в салоне: абонемент уже лежит в чеке визита и оплачивается вместе с ним (см. раздел «Оплата» ниже). Плашка видна, пока чек визита не оплачен полностью, и пропадает, если запись отменили или клиент не пришёл. Подробнее — в статье Абонемент вместе с записью.

Другая плашка, Ожидает оплату предоплаты, видна, пока клиент не оплатил запись онлайн — предоплату или абонемент вместе с записью. Такая запись бронируется на 15 минут и без оплаты отменяется (см. Онлайн-оплата и предоплата).

Изменение услуги

Если клиент передумал или мастер заболел, поменяйте услугу прямо в карточке: наведите курсор на строку услуги и нажмите на карандаш.

1. Участник команды — другой мастер на эту услугу.

2. Стоимость услуги — цена для этого визита. Каталог при этом не меняется.

3. Скидка — по умолчанию Без скидки.

4. Начало — время начала услуги.

5. Время обслуживания — длительность. Галочка Длительность приблизительная — для услуг, время которых трудно предсказать заранее.

6. Добавить доп. время — дополнительное время к услуге.

7. Применить — сохранить изменения. Корзина слева от кнопки убирает услугу из записи.

Меню «…»: история, повтор, перенос

Кнопка «…» находится внизу карточки, слева от Принять оплату.

1. Выставить счёт — счёт на оплату для клиента. Пункт неактивен, пока не подключена платёжная система: об этом говорит подсказка Подключите платёжную систему в настройках. Как её подключить — в статье Онлайн-оплата и предоплата.

2. Заметки — заметка именно к этому визиту; к ней можно приложить фото и файлы.

3. Посмотреть историю записи — откуда пришла запись и какие изменения с ней происходили.

4. Включить повторение — сделать запись регулярной: выберите Частоту и нажмите Применить изменения. Удобно для постоянных клиентов, которые ходят, например, раз в месяц.

5. Повторить бронь — создать новую запись с теми же услугами: журнал предложит выбрать для неё время.

6. Перенести — сдвинуть эту запись на другое время.

7. Удалить запись — пункт виден только владельцу бизнеса. Он нужен для записи, которой не должно было быть: тестовой, повторной или созданной не на того клиента.

Перед удалением Alter переспросит в окне Удалить запись?: Запись исчезнет из календаря и истории клиента. Это действие нельзя отменить. Неоплаченный чек визита удаляется вместе с записью.

Важно. Запись, по которой уже получена оплата, удалить нельзя — Alter ответит: По записи уже получена оплата. Сначала удалите продажу или оформите возврат. Не удаляются и групповые занятия и части разбитого визита: Это групповое занятие или часть разбитого визита. Сначала удалите связанные записи.

Перенос записи

1. Откройте запись и нажмите «…» → Перенести.

2. Вверху журнала появится синяя полоса Выберите время записи.

3. Нажмите на новую ячейку в журнале — у того же или другого мастера.

4. Проверьте время в окне Перенести запись? и нажмите Перенести.

1. Выберите время записи — журнал в режиме выбора нового времени. Крестик справа отменяет перенос.

2. Перенести запись? — окно с новым временем. Отмена возвращает к выбору, Перенести сохраняет изменение.

Оплата

Кнопка Принять оплату открывает экран Оплата. Справа видны клиент, услуги и сумма к оплате. Подробно оплата описана в статье Оплата записей.

1. Основная касса — в блоке Счёт или касса плитками показаны ваши счета и кассы: выберите, куда поступят деньги. Названия плиток — это названия счетов, которые заведены в салоне (см. Счета и кассы).

2. Карта — ещё один счёт, например для оплаты картой.

3. Частичная оплата — разделить оплату на части, например часть наличными, часть картой. Если клиент платит не всю сумму, остаток можно доплатить позже.

4. Оплата по ссылке — в блоке Другие способы оплаты: клиент платит онлайн; кнопка Подключить ведёт к настройке.

5. Добавить в корзину — добавить в чек ещё позиции, например товар.

6. Сохранить без оплаты — сохранить, не отмечая оплату сейчас.

Если в карточке есть плашка Абонемент оплачивается при визите, абонемент уже лежит в чеке по цене из каталога, а услуги, которые он оплатит, стоят 0 с пометкой Абонемент «…» — после оплаты. Примите оплату как обычно: абонемент оформится на клиента и сразу оплатит этот визит.

Важно. Чтобы отменить запись, нажмите на её статус в шапке карточки и выберите Отмена. Отменённая запись не исчезает: её можно найти фильтром по статусу Отмена, а в истории визитов клиента она остаётся с пометкой об отмене.

Частые вопросы

Как поменять мастера, не трогая время? Наведите курсор на услугу в карточке, нажмите на карандаш, выберите другого участника команды и нажмите Применить.

Где посмотреть, кто изменил запись? В меню «…» → Посмотреть историю записи. Там по датам перечислены изменения — перенос, смена мастера, статуса или стоимости — и кто их внёс. Хранится история за последние 12 месяцев.

Чем удаление записи отличается от отмены? Отменённая запись остаётся в журнале со статусом Отмена и в истории визитов клиента. Удалённая исчезает отовсюду, и вернуть её нельзя. Если визит просто не состоится, отмените запись; удаляйте только ошибочные — тестовые и повторные.

Клиент передумал покупать абонемент на визите. Что делать? На экране Оплата уберите абонемент из чека — услугам вернётся прежняя цена. Если запись отменили или отметили статусом Не пришел, ничего делать не нужно: пока по чеку ничего не оплачено, абонемент снимется с него автоматически.