Счета, кассы и методы оплаты

Каждая оплата в Alter попадает на конкретный счёт — кассу с наличными, банковскую карту или расчётный счёт. Поэтому в любой момент видно, сколько денег должно лежать в кассе и сколько пришло безналом, а отчёты показывают приход и расход по каждому месту хранения денег.

Метод оплаты — это то, что администратор выбирает, когда принимает деньги: «Наличные», «Карта», «Click» и так далее. Каждый метод привязан к счёту: выбрали «Карта» — деньги зачислились на счёт, указанный для карты. Счета и методы настраивают один раз, до первых продаж, — тогда все суммы с самого начала лягут на правильные кассы.

Счета и кассы

• Откройте Финансы → Счета и кассы.

• В таблице — все ваши счета: название, тип, текущий баланс и отметка «по умолчанию».

1. Счета и кассы — пункт меню раздела «Финансы».

2. Название — как называется касса или счёт. Сразу после регистрации в Alter уже есть один счёт — «Основная касса».

3. Баланс — сколько денег сейчас на счёте. Alter считает его из всех операций по счёту: оплат продаж и записей, возвратов и расходов, внесённых вручную.

4. Действия: Добавить операцию открывает окно новой операции, где этот счёт уже выбран (удобно, чтобы быстро записать расход из кассы), Редактировать — изменить название, тип, описание и отметку «по умолчанию».

5. Добавить счёт — создать новую кассу или счёт.

Когда счетов два и больше, рядом с Добавить счёт появляется кнопка Перевод — она переносит деньги с одного вашего счёта на другой, например когда вечером наличные из кассы сдают на расчётный счёт.

Как добавить счёт

• Нажмите Добавить счёт.

• Заполните название, выберите тип и укажите начальный остаток.

• Нажмите Сохранить.

1. Название — как вы называете это место хранения денег: «Касса Чиланзар», «Карта Uzcard», «Расчётный счёт». Если у вас несколько филиалов, удобно завести по кассе на каждый.

2. Тип — Наличные или Безналичные. От типа зависит, как Alter делит деньги в финансовом отчёте: по колонкам «Наличными» и «Безнал».

3. Начальный остаток — сколько денег на счёте в момент начала работы в Alter, например размен в кассе.

4. По умолчанию — этот счёт будет подставляться в платежи автоматически.

5. Сохранить — счёт появится в таблице.

Поле Описание необязательное — например, «наличные на ресепшене».

Важно. Начальный остаток можно указать только при создании счёта: в окне «Редактировать счёт» этого поля уже нет. Пересчитайте наличные перед тем, как заводить кассу. Если остаток всё же разошёлся с реальностью, исправьте его операцией с типом «Корректировка» — как это сделать, описано в статье Финансовые операции и категории.

Методы оплаты

• Откройте Финансы → Методы оплаты.

• Сразу после регистрации здесь три метода: Наличные, Другое и Карта. Все они зачисляют деньги в «Основную кассу», «Наличные» выбраны по умолчанию.

1. Название — так метод называется на кнопке в окне оплаты.

2. Счёт зачисления — на какой счёт попадут деньги, принятые этим методом.

3. По умолчанию — метод, который уже отмечен, когда администратор открывает окно «Принять оплату». Ставьте сюда самый частый способ оплаты в вашем салоне.

4. Редактировать и Удалить — изменить метод или убрать его из окна оплаты.

5. Добавить метод — создать новый способ оплаты.

Как добавить метод оплаты

Добавьте отдельный метод для каждого способа, который вы хотите видеть в отчётах раздельно: «Click», «Payme», «Перевод на карту», «Uzcard».

1. Название — короткое и понятное администратору.

2. Счёт зачисления — выберите счёт из списка. Без счёта Alter не будет знать, куда записать деньги.

3. По умолчанию — отметьте, если этот метод должен быть выбран заранее.

4. Сохранить — метод сразу появится в окне оплаты продаж и записей.

Совет. Если все методы ведут в одну «Основную кассу», баланс кассы покажет наличные и карту вместе. Чтобы вечером сверять наличные в ящике с Alter, заведите отдельный безналичный счёт и привяжите к нему метод «Карта».

Онлайн-оплата по ссылке (Payme, Click, Uzum) — это не метод из этого списка: её подключают отдельно, и в окне оплаты для неё есть своя плитка «Оплата по ссылке». Подробнее — в статье Онлайн-оплата и предоплата.

Частые вопросы

Где посмотреть, откуда взялся баланс счёта? В разделе Финансы → Финансовые операции: отфильтруйте журнал по нужному счёту. Сводка прихода и расхода по каждому счёту за период — в Финансы → Отчёты, вкладка Кассы (см. Финансовые отчёты).

Можно ли изменить тип счёта после создания? Да, тип меняется в окне «Редактировать счёт». Название и отметку «по умолчанию» тоже можно менять в любой момент.

Как удалить счёт? У каждого счёта, кроме счёта по умолчанию, в колонке Действия есть кнопка Удалить. Если на счёте остались деньги, Alter попросит выбрать, на какой счёт их перевести.

Куда попадают деньги из онлайн-магазина? Абонементы и товары в онлайн-магазине клиенты оплачивают через те же подключённые платёжные системы, что и предоплату, — Payme, Click или Uzum Bank. Такие оплаты Alter записывает на безналичный счёт. Заказ с оплатой при получении клиент оплачивает в салоне, когда забирает покупку: администратор принимает деньги на кассе как за обычную продажу, и они ложатся на счёт или кассу, выбранные при оплате. Подробнее — в статье Онлайн-заказы.