Отчёты по записям, клиентам и сотрудникам

Эти отчёты помогают управлять салоном, а не только считать деньги: откуда приходят записи и сколько их отменяется, кто из клиентов приносит больше всего выручки, насколько загружены мастера и как работает AI-администратор. Все они открываются из Аналитика → Все отчёты. У каждого есть выбор периода, у большинства — фильтры и выгрузка в Excel или CSV.

Записи

Отчёт Аналитика → Записи (в каталоге отчётов он называется «Оплаты по записям») — полный список записей за период с источником, категорией, филиалом, мастером, ценой и статусом.

1. Фильтры — по клиенту, услуге, длительности, источнику, категории, филиалу, сотруднику, цене, статусу и дате отмены, плюс сортировка.

2. Запланированная дата — период, на который назначены визиты.

3. Дата создания — период, когда записи были сделаны. Удобно, чтобы понять, сколько записей салон получил за неделю рекламы, даже если сами визиты назначены на следующий месяц.

4. Источник — откуда пришла запись. «Календарь записей» означает, что её создал администратор в журнале записей. В колонке Создал видно, кто именно.

5. Колонки — выбрать, какие поля показывать; правее в таблице есть Статус и Дата отмены.

6. Экспорт — выгрузить список в CSV или Excel.

Совет. Отберите в фильтрах отменённые записи за месяц и посмотрите колонки «Источник» и «Сотрудник». Если отмены копятся у одного источника или одного мастера — это конкретная проблема, которую можно решить.

В отличие от раздела Финансы → Записи, здесь нет статуса оплаты и приёма денег — этот отчёт про сами визиты. Про оплату записей — в статье Оплата записей.

Статистика по клиентам

Отчёт показывает, сколько денег принёс каждый клиент за период.

1. Период — за какие даты считать.

2. Клиент — имя-ссылка открывает карточку клиента. Рядом телефон и email.

3. Выручка — сколько клиент заплатил за период за вычетом возвратов, включая покупку абонементов. По умолчанию список отсортирован по ней, самые ценные клиенты сверху. Следующая колонка — % от общей выручки.

4. Средний чек — выручка, делённая на количество чеков клиента. Колонку Количество чеков можно добавить через Колонки.

5. Количество посещений — сколько записей было у клиента за период, без отмен и неявок.

6. Выгрузить в Excel.

Совет. Первые 10–20 строк этого отчёта — ваши самые ценные клиенты. Им стоит уделять особое внимание: поздравлять, предлагать абонементы, звонить, если давно не приходили.

Загруженность сотрудников

Отчёт показывает, сколько рабочего времени каждого сотрудника занято клиентами.

1. Рабочих часов — сколько часов сотрудник должен был работать по графику смен. Слева — Отработано дней.

2. Отработано часов — сколько часов заняли его записи.

3. Часов простоя — рабочие часы без записей.

4. Заполненность — отработанные часы от рабочих, в процентах. По этой колонке список отсортирован.

5. Будущие записи — сколько записей у сотрудника на даты после конца выбранного периода. Хороший показатель того, насколько мастер востребован.

6. Итого — сумма по всем сотрудникам.

В Фильтрах отчёт можно сузить до филиала и сотрудника. У администратора, который работает по графику, но клиентов не принимает, заполненность всегда 0% — из-за него падает и общий процент в строке «Итого».

Рядом в каталоге — отчёт Статистика по сотрудникам: выручка каждого сотрудника, оказанные услуги и проданные товары (сумма и количество), скидки и оплаты абонементами, будущие записи, отработанные часы, стоимость часа работы и доля в общей выручке. Страница Сотрудники → Статистика записей (количество записей и их итоги по мастерам) описана в статье Статистика по сотрудникам.

Начисления зарплаты — в статье Расчёт зарплаты и табель.

Сводка по AI-агенту

Отчёт для тех, у кого подключён AI-администратор: сколько диалогов он вёл, на сколько ответил и сколько записей оформил сам. Если AI-администратор ещё не переписывался с клиентами, все показатели нулевые.

1. Сравнить с — по умолчанию с предыдущим периодом такой же длины.

2. Всего диалогов — переписки, в которых клиент писал за период (тестовый чат не учитывается). Ссылка Открыть чаты ведёт к этим диалогам. Рядом — Ответил и Не ответил.

3. Доля отвеченных сообщений — сообщения клиентов, на которые AI-администратор дал содержательный ответ; ответы «не знаю» сюда не входят.

Ниже в отчёте:

• Почему агент не ответил — Ведёт оператор, Технический сбой, Нет данных для ответа, Не обрабатывалось. Вопросы без данных для ответа попадают в список «Необработанные» (см. Необработанные диалоги и анализ чатов).

• Записи — Создал записей (оформил сам), Конверсия в запись, Не довёл до записи (клиент начал записываться и не закончил — хорошая база для повторного контакта), Записей из чата всего с учётом записей операторов.

• Передача оператору — сколько раз AI-администратор передал диалог человеку, сколько не закрыто и сколько просрочено.

• Источники клиентов — по каждому каналу: диалоги, клиенты, новые клиенты, передачи и записи.

• Отмены и удержание записей — сколько раз клиенты просили отменить запись, сколько записей удалось удержать и Доля удержания.

Детали списка ожидания

Отчёт показывает все пожелания клиентов из списка ожидания за период: дата, время, сотрудник, услуги, цена, статус, источник и связанная запись. Если за выбранный период пожеланий не было, таблица пуста. Как работать со списком ожидания — в статье Список ожидания.