Личные счета клиентов

Личный счёт — это деньги клиента, которые хранятся у салона: депозит, аванс за будущие визиты, предоплата за пакет услуг. Клиент пополняет счёт заранее, а потом оплачивает визиты прямо с него. Если салон разрешает, счёт может уйти в минус — тогда разница записывается как долг клиента, и вы всегда видите, кто сколько должен.

Счета пополняются из кассы, сдачу можно не выдавать, а оставить на счёте. Все операции собираются в отчёте Счета клиентов.

Типы счетов

Откройте Финансы → Типы счетов клиентов. Здесь перечислены счета, которые может иметь клиент. У каждого клиента бывает по одному счёту каждого типа.

1. Типы счетов клиентов — раздел с настройкой счетов.

2. Личный счёт с меткой Основной — есть у всех сразу. Его нельзя удалить или переименовать, но можно настроить минус и филиалы.

3. Под названием видно, можно ли уходить в минус и до какой суммы.

4. Здесь же — в каких филиалах работает счёт. Счёт, привязанный к одному филиалу, касса предлагает только при продаже в этом филиале.

5. Добавить тип — создать свой счёт, например «Депозит», «Рассрочка» или «Свадебный пакет».

Чтобы изменить тип, нажмите на карандаш справа. Тип, по которому уже есть счета клиентов, при удалении не пропадает, а уходит в архив: старые балансы остаются в карточках клиентов.

1. Название — так счёт называется в кассе, в карточке клиента и в отчётах.

2. Разрешить оплату в минус — клиент сможет оплатить визит со счёта, даже если денег не хватает. Разница запишется как долг.

3. Ограничить максимальный долг — включите и укажите Максимальный долг, если клиенту нельзя задолжать больше этой суммы. Если переключатель выключен, долг не ограничен.

4. Филиалы — отметьте, где работает счёт. Если ничего не выбрано, счёт работает во всех филиалах.

5. Сохранить — тип появляется в списке и сразу доступен в кассе.

Счета в карточке клиента

Откройте карточку клиента и выберите раздел Личные счета.

1. Личные счета — все счета клиента: открытые с балансом, пустые и те, что ещё не открыты.

2. Под именем клиента видна сумма на счетах, а если есть долг — Долг на счёте красным. Деньги одного счёта не гасят долг другого, поэтому долг показывается отдельно.

3. Строка счёта — название, сколько всего пополнено и потрачено, баланс справа. Нажмите на строку, чтобы ниже открылась его история.

4. Меню Ещё действия — Пополнить, Выдать и Корректировка. У счёта, который ещё не открыт, здесь пункт Открыть счёт: при открытии можно сразу внести Начальный баланс.

5. История — пополнения, оплаты, сдача и корректировки с датой, сотрудником и остатком после операции.

Что делают действия:

• Пополнить — клиент вносит деньги. Выберите Кассу, куда они поступили, и Филиал. В финансах это приход по статье «Пополнение личного счёта».

• Выдать — вернуть клиенту деньги со счёта наличными или переводом. Это расход по статье «Возврат с личного счёта».

• Корректировка — начислить или списать сумму без движения денег в кассе, например бонус за отзыв. Причину нужно указать обязательно.

Ошибочное пополнение можно отменить кнопкой со стрелкой в истории: сумма спишется со счёта и будет выдана из кассы.

Важно. Клиента, у которого на счёте есть деньги или долг, удалить нельзя. Сначала выдайте остаток или погасите долг.

Оплата со счёта в кассе

Когда в продаже выбран клиент со счетами, на шаге оплаты появляется плитка его счёта с балансом. Если счетов несколько, плитка называется Счета клиента, а по нажатию открывается выбор счёта.

1. Плитка счёта — нажмите, чтобы оплатить визит с этого счёта.

2. Частичная оплата — часть суммы со счёта, остальное наличными или картой.

Касса показывает только те счета, которые работают в филиале продажи. Оплата со счёта не меняет остаток кассы: деньги поступили в кассу ещё при пополнении.

Если денег на счёте не хватает, а тип счёта разрешает минус, касса предупредит об этом.

1. Баланс счёта — сколько денег сейчас на счёте.

2. Предупреждение — каким станет баланс и что сумма запишется как долг клиента.

3. Списать в долг — подтвердить оплату в минус. Если долг превысит Максимальный долг типа, касса откажет.

Если оплату со счёта потом вернуть, деньги вернутся на тот же счёт.

Сдача на счёт

Клиент дал больше, чем нужно? Сдачу можно не выдавать, а зачислить ему на счёт.

1. Зачислить сдачу на счёт клиента — отметьте, и сдача останется у клиента на счёте.

2. Выбор счёта — если счетов несколько. По умолчанию выбирается счёт с самым большим долгом: тогда сдача сначала гасит его.

3. Внизу видно, сколько уйдёт на счёт.

В кассу при этом поступает вся сумма, которую дал клиент.

Отчёт «Счета клиентов»

Отчёт находится в Аналитика → Все отчёты → Счета клиентов.

1. Вкладки Счета и Операции.

2. Итоги: сколько счетов, сколько денег на счетах у клиентов, сколько и у скольких клиентов долг, и сальдо.

3. Фильтры — по типам счетов, филиалам, клиентам, знаку баланса (в плюсе, в минусе, ноль), суммам и дате последней операции.

4. Колонки — какие колонки показывать.

5. Выгрузить в Excel — таблица с выбранными колонками и строкой итогов.

На вкладке Операции — журнал всех движений по счетам.

1. Итоги за выбранный период: число операций, сколько зачислено и сколько списано.

2. Фильтры — по периоду, видам операций, типам счетов, филиалам, клиентам, сотрудникам и суммам.

3. Кто провёл — кто из сотрудников записал операцию.

Нажмите на имя клиента в любой из вкладок, чтобы открыть его карточку сразу на разделе Личные счета.

Счета в кабинете сотрудника

Сотрудник с правом Создавать продажи (см. Карточка сотрудника) видит счета клиента в кассе своего кабинета: может оплатить визит со счёта, в том числе в долг, и оставить сдачу на счёте. В карточке клиента ему доступен раздел Личные счета с историей и действием Пополнить. Выдавать деньги со счёта и делать корректировки может только владелец и администраторы.

Что видит клиент

В личном кабинете клиента, в разделе Финансы, есть Личные счета: сколько денег или долга у него в каждом заведении и филиале и история операций. Изменить там ничего нельзя — только посмотреть.

Частые вопросы

Почему в кассе нет счёта клиента? Касса показывает счёт, только если в продаже выбран клиент и счёт работает в филиале продажи. Пустой счёт, который не разрешает минус, тоже не предлагается — платить с него нечем.

Чем «Выдать» отличается от «Корректировки»? Выдать — деньги реально уходят из кассы клиенту. Корректировка меняет только баланс счёта, касса не меняется.

Где видно пополнения в финансах? Пополнения и сдача на счёт — это приход по статье «Пополнение личного счёта» в той кассе, куда пришли деньги (см. Финансовые операции и категории).