Оплата записей

Раздел Финансы → Записи — это все записи салона с точки зрения денег: сколько стоит визит и оплачен ли он. Здесь удобно в конце дня проверить, кто из клиентов ушёл, не заплатив, и сразу принять оплату, не открывая журнал записей.

Список записей

• Откройте Финансы → Записи.

• В таблице — клиент, услуга, запланированная дата, цена, статус записи и статус оплаты.

1. Записи — первый пункт раздела «Финансы».

2. Фильтры — по статусу оплаты (Не оплачено, Частично оплачено, Оплачено), статусу записи, услуге, цене, дате создания, источнику, категории, филиалу и сотруднику, плюс сортировка.

3. Запланированная дата — период, на который назначены визиты. Рядом — фильтр по дате создания, то есть когда запись была сделана.

4. Статус оплаты — главная колонка этого раздела: «Не оплачено» значит, что деньги за визит ещё не приняты.

5. Экспорт — выгрузить список в CSV или Excel, например для бухгалтера.

Кнопка Колонки добавляет в таблицу больше двадцати полей: телефон клиента, сотрудника, филиал, источник записи, сумму записи, сколько оплачено, скидку, промокод, списанные баллы, причину и комиссию за отмену и другие.

Совет. Перед закрытием смены выберите в «Запланированной дате» сегодняшний день, а в фильтрах — статус оплаты «Не оплачено». Получится список визитов, за которые деньги ещё не приняты: его удобно сверить с кассой.

Как принять оплату за запись

• Нажмите на строку записи — справа откроется карточка записи (та же, что в журнале записей).

• Проверьте услуги и сумму.

• Нажмите Принять оплату.

1. Статус записи — например, «Ожидание». Статус меняют из этого выпадающего списка.

2. Услуга — время, длительность, мастер и цена. Ниже кнопка Добавить услугу, если клиент решил сделать что-то ещё.

3. Расход материалов — отметить, сколько краски, окислителя или перчаток ушло на визит. Эти данные попадают в отчёт «Расход материалов».

4. Принять оплату — открыть окно оплаты. Над кнопкой — итог по записи.

Слева в карточке — клиент: телефон, теги, кнопки Заменить и Написать, Быстрые действия и заметки. Подробно карточка описана в статье Карточка записи.

После нажатия Принять оплату справа открывается окно оплаты.

1. Сумма к оплате и К доплате — полная стоимость визита и сколько из неё ещё не оплачено.

2. Сумма — сколько клиент платит сейчас. По умолчанию подставлен весь остаток; если клиент вносит часть (например, предоплату), введите меньшую сумму.

3. Способ оплаты — ваши методы оплаты; заранее отмечен метод «по умолчанию».

4. Подтвердить — оплата записывается на счёт выбранного метода, а статус оплаты записи меняется.

Если клиент оплатил только часть, статус оплаты станет «Частично оплачено», а при следующем открытии окна в строке «К доплате» будет остаток.

Абонемент, который клиент оплачивает в салоне

Если в салоне не берут предоплату при онлайн-записи, клиент может взять абонемент прямо при записи или в переписке с AI-администратором и оплатить его на визите. Запись тогда создаётся сразу, в её карточке над услугами появляется плашка Абонемент оплачивается при визите, а сам абонемент уже лежит в чеке визита по цене из каталога. Услуга, которую покрывает абонемент, стоит в чеке 0: в карточке продажи под ней написано «Покроется абонементом «…» после оплаты», а в корзине — «Абонемент «…» — после оплаты». Клиент платит за абонемент, а не за эту услугу; услуги, которые абонемент не покрывает, остаются в чеке по своей цене.

Окно Принять оплату в разделе «Финансы → Записи» показывает цену самой записи, а не абонемента, поэтому такой визит оплачивайте по чеку:

• Откройте Финансы → Продажи и найдите чек визита по имени клиента — у него статус «Не оплачена».

• Нажмите на чек, а в карточке продажи — Оплатить. В журнале записей тот же чек открывает кнопка Принять оплату в карточке записи.

• Примите оплату как за обычную продажу.

Когда чек оплачен полностью, Alter выдаёт клиенту абонемент, сразу списывает с него сеанс за этот визит, и абонемент появляется в Финансы → Проданные абонементы. Если запись отменят или клиент не придёт, а по чеку ещё ничего не оплачено, абонемент не продастся: Alter сам отменит чек визита, а если в чек добавили товар или другой абонемент — уберёт из него только этот абонемент и вернёт услуге её цену. Как клиент выбирает оплату абонемента, описано в статье Абонемент вместе с записью.

Если же клиент оплатил абонемент онлайн вместе с записью, абонемент выдаётся сразу после оплаты, а визит уже оплачен им: доплатить на кассе нужно будет только за услуги, которые абонемент не покрывает, если они есть.

Оплата записи вместе с товарами

Если клиент после стрижки покупает ещё и шампунь, удобнее пробить всё одним чеком:

• Откройте Финансы → Продажи → Быстрая продажа.

• Нажмите плитку Записи — появится список неоплаченных записей с временем, мастером, услугой и ценой, сгруппированный по датам.

• Выберите запись, затем добавьте товар из раздела Товары.

• Нажмите Перейти к оплате и примите деньги как обычно.

Так визит и покупка окажутся в одной продаже, а в отчётах выручка разделится на услуги и товары. Подробнее об оплате чека — в статье Продажи и чек.

Важно. Цена в списке записей — это стоимость визита, а не полученные деньги. В отчёты о выручке («Основные показатели», «Финансовый отчёт», P&L) попадают только принятые оплаты. Пока статус оплаты «Не оплачено», визит в выручке не виден.

Частые вопросы

Чем этот раздел отличается от «Аналитика → Записи»? Здесь — оплаты: статус оплаты и приём денег. В аналитике — объём записей, источники, категории и отмены, без приёма оплаты; этот отчёт описан в статье Отчёты по записям, клиентам и сотрудникам.

Как найти записи, оплаченные не полностью? В фильтрах выберите статус оплаты «Частично оплачено» — в списке останутся визиты с внесённой предоплатой или неполной оплатой.

В чеке визита появился абонемент — откуда? Клиент взял его при онлайн-записи или в переписке с AI-администратором с оплатой в салоне. Примите оплату за абонемент — после неё клиент получит абонемент, а визит спишется с него. Если клиент передумал, уберите абонемент из корзины: услуга вернёт свою цену, и визит можно оплатить как обычно.