Финансовые операции и категории

Финансовые операции — это журнал всех движений денег по вашим счетам. Часть операций Alter записывает сам: оплаты продаж и записей, возвраты, выплаты зарплаты сотрудникам и приёмку товара по заказам поставщикам. Остальные расходы — аренду, коммунальные платежи, мелкие покупки — администратор или владелец вносит вручную.

Каждая операция относится к категории платежей — статье дохода или расхода. Именно по категориям строятся финансовый отчёт и P&L: если расходы не вносить или вносить без категорий, отчёт о прибыли покажет в основном выручку, и прибыль будет выглядеть больше реальной.

Журнал операций

• Откройте Финансы → Финансовые операции.

• Новые операции — сверху. Каждая строка: дата, тип, счёт, категория, описание и сумма.

1. Фильтры — сортировка, Только возвраты, дата, тип, счёт, категория, описание и сумма. Фильтры применяются кнопкой Применить.

2. Тип — Приход (зелёный) или Расход.

3. Категория — статья, к которой относится операция. Оплаты продаж Alter распределяет сам: товары — в «Продажу товаров», услуги — в «Продажу услуг», абонементы — в «Продажу абонементов».

4. Описание — у операций, созданных продажей, здесь номер чека (например, S-000015), клиент и состав покупки. Нажмите на строку такой операции — откроется сама продажа.

5. Редактировать — изменить операцию.

6. Добавить операцию — внести приход или расход вручную.

Важно. Операцию, связанную с продажей, нельзя поменять целиком: сумму, счёт и тип можно изменить только через саму продажу, а в окне операции доступны лишь описание и категория. Так касса и чеки никогда не расходятся между собой.

Как внести расход или приход

• Нажмите Добавить операцию.

• Выберите тип, счёт и категорию, укажите сумму и описание.

• Нажмите Сохранить — сумма сразу изменит баланс счёта.

1. Тип — Приход, Расход или Корректировка. Корректировкой исправляют остаток, если пересчёт кассы не совпал с Alter: для неё вместо категории выбирают направление — Прибавить или Убавить.

2. Счёт — откуда ушли или куда пришли деньги. Заранее подставлен счёт «по умолчанию»; если открыть окно кнопкой «Добавить операцию» в строке счёта в разделе Счета и кассы, будет выбран именно этот счёт.

3. Категория — статья дохода или расхода. Список зависит от типа: для расхода показываются только расходные категории («Аренда», «Закупка товаров», «Зарплата», «Прочие расходы» и ваши собственные), для прихода — только категории доходов.

4. Сумма — в сумах.

5. Описание — коротко, за что: «Аренда за октябрь», «Краска Wella, 10 тюбиков». Через полгода по описанию будет проще вспомнить, что это был за платёж.

6. Сохранить.

Совет. Вносите расходы в тот же день, когда платите, даже мелкие — вода, чай, моющие средства. Для них есть категория «Прочие расходы». Тогда отчёт P&L в конце месяца покажет настоящую прибыль, а не только выручку.

Два вида расходов вручную вносить не нужно — Alter записывает их сам:

• выплаты зарплаты, сделанные в Alter, — с категорией «Зарплата» (см. Расчёт зарплаты и табель);

• приёмку товара по заказу поставщику — с категорией «Закупка товаров» (см. Заказы поставщикам и поставщики).

Категории платежей

• Откройте Финансы → Категории платежей.

• В салоне уже есть восемь базовых категорий — четыре для прихода и четыре для расхода.

1. Категории платежей — пункт меню раздела «Финансы».

2. Приход — категории доходов: Продажа абонементов, Продажа товаров, Продажа услуг, Прочие доходы.

3. Расход — категории расходов: Аренда, Закупка товаров, Зарплата, Прочие расходы.

4. Системная — отметка у базовых категорий, которые Alter создал сам. К ним Alter автоматически относит оплаты продаж, выплаты зарплаты и закупки.

5. Редактировать / Удалить — изменить или убрать категорию.

6. Добавить категорию — создать свою статью.

Как добавить свою категорию

Свои категории нужны, когда базовых не хватает, чтобы понять, куда уходят деньги. Например: «Коммунальные услуги», «Реклама в Instagram», «Расходные материалы», «Ремонт оборудования».

• Нажмите Добавить категорию.

• Введите название и выберите тип.

• Нажмите Сохранить.

1. Название — так статья будет называться в отчётах.

2. Тип — Приход или Расход. Категория с типом «Расход» появится в окне новой операции только для расходов.

Совет. Не дробите категории слишком мелко: 8–12 статей расходов достаточно, чтобы видеть структуру затрат. Если в «Прочих расходах» за месяц набирается заметная сумма, это повод завести для неё отдельную категорию.

Частые вопросы

Где увидеть итоги по категориям за месяц? В Финансы → Отчёты, вкладка Категории: количество операций и сумма по каждой категории за выбранный период. Помесячная картина — в отчёте P&L. Оба описаны в статье Финансовые отчёты.

Как найти все возвраты? В фильтрах журнала включите Только возвраты.