Заказы поставщикам и поставщики

Когда шампунь или краска заканчиваются, их заказывают у поставщика. В Alter такой заказ оформляется прямо в системе: вы выбираете поставщика и товары, а когда партия приезжает, отмечаете получение. Товар сам поступает на склад, и не нужно отдельно делать приход. Вся история закупок остаётся под рукой: что, у кого, когда и по какой цене заказывали.

Сначала заведите поставщиков, затем оформляйте заказы.

Поставщики

Откройте Каталог → Поставщики.

1. Добавить — новый поставщик.

2. Поставщик — название, телефон, почта и сколько ваших товаров с ним связано. Нажмите на строку, чтобы открыть карточку поставщика.

В форме Добавить поставщика обязательно только Имя поставщика. Остальное — описание, контактное лицо (имя и фамилия), телефон, почта, сайт и адрес — заполняйте по желанию. Всё это пригодится, когда нужно быстро связаться с менеджером поставщика.

В карточке поставщика видно, сколько товаров к нему привязано и сколько заказов ещё в обработке. Через меню Действия можно Создать заказ, Изменить поставщика или Удалить поставщика.

Совет. Указывайте поставщика в карточке каждого товара (блок «Ассортимент», см. Товары). Тогда в списке товаров видно, у кого что закупается, а фильтр по поставщику быстро соберёт всё, что нужно у него заказать.

Список заказов

Откройте Каталог → Заказы на запасы.

1. Заказ — номер (например, PO-2026-0003), дата создания и ожидаемой поставки, филиал-получатель, поставщик и общая стоимость. Нажмите на строку, чтобы открыть заказ.

2. Статус:

   • Черновик — заказ ещё не оформлен;

   • Заказано — отправлен поставщику и ждёт поставки;

   • Частично получено — пришла только часть товаров;

   • Получено — всё принято на склад;

   • Отменено.

3. Добавить — новый заказ.

Как оформить заказ

• Нажмите Добавить.

• Выбрать поставщика — нажмите на нужного. Ссылка здесь в подсказке ведёт к списку поставщиков, если нужного ещё нет.

• Выберите адрес доставки — филиал, куда привезут товар.

• Управление товарами для заказа — добавьте товары и для каждого укажите количество и стоимость единицы. Рядом с товаром видно, сколько его сейчас в наличии. Справа выберите дату Ожидается до и проверьте итоговую сумму.

• Нажмите Создать заказ.

1. Шаги — полоска сверху показывает, на каком из трёх шагов вы находитесь. Со второго шага слева вверху появляется стрелка «назад».

2. Поставщик — нажмите на строку, чтобы перейти к следующему шагу.

Совет. Заказ можно начать и из карточки товара (Действия → Заказать запас), и из карточки поставщика (Действия → Создать заказ). Из карточки товара он сразу попадёт в заказ с ценой поставки.

Карточка заказа

Нажмите на заказ в списке, чтобы открыть его карточку.

1. Статус заказа.

2. Действия:

   • Получить запас товара — отметить поставку;

   • Скачать PDF-файл или Скачать CSV-файл — чтобы отправить заказ поставщику;

   • Изменить — поменять состав заказа;

   • Отменить заказ.

3. Сводка — получатель, дата создания, общее количество и стоимость.

Ниже — данные поставщика и список заказанных товаров с ценой и количеством. На вкладке Действие записана история заказа: кто и когда его создал, изменил, принял или отменил.

Приёмка товара

Когда поставка приехала, откройте заказ и выберите Действия → Получить запас товара.

1. Получено — сколько единиц каждого товара пришло и на какой склад их положить: Продажа или Расходники. Партию можно разделить: например, часть шампуня на продажу, часть в работу. Стоимость единицы можно поправить, если цена в накладной изменилась.

2. Автозаполнение количества — подставляет заказанное количество во все строки. Удобно, когда поставка пришла полностью.

3. Списать с — из какой кассы оплачивается поставка. Видно текущий баланс кассы. Ниже можно добавить комиссию, например за доставку, и проверить Всего к оплате.

4. Получить и завершить — товар поступает на склад, а заказ меняет статус.

Если пришла только часть товаров, Alter спросит, что делать с заказом:

• Отметить заказ как частично полученный — принять пришедшее сейчас, а остальное позже;

• Отметить заказ как завершённый — принять пришедшее и закрыть заказ. Обновить его потом уже не получится.

Важно. Проверяйте кассу в поле Списать с до подтверждения. На сумму принятого товара в финансах создаётся расход с категорией «Закупка товаров», и баланс выбранной кассы уменьшается. Ошибку потом придётся исправлять в финансах (см. Финансовые операции и категории).

Частые вопросы

Нужно ли после приёмки делать приход товара вручную? Нет. Получение заказа само увеличивает остатки на выбранных складах. В журнале складских операций появляется приход (см. Склад: операции и инвентаризация).

Как отправить заказ поставщику? Скачайте его через Действия → Скачать PDF-файл и отправьте поставщику в мессенджере или по почте.