Склад: операции и инвентаризация

Остаток товара в Alter меняется только складскими операциями. Каждая продажа, каждое списание по тех-карте, каждая поставка и каждая ручная правка записываются в журнал. Поэтому всегда можно ответить на вопрос «куда делись три маски для волос»: найти операцию, дату, склад и причину.

Раз в месяц или в квартал остатки в системе стоит сверять с тем, что реально лежит на полках. Для этого есть инвентаризация: вы пересчитываете товар, Alter показывает расхождения и после подтверждения исправляет остатки.

Журнал складских операций

Откройте Каталог → Складские операции. Здесь собраны все движения товаров по всем складам: новые сверху.

1. Филиал — показать операции одного филиала или всех сразу.

2. Тип операции:

   • Приход — товар поступил: поставка, возврат, пополнение;

   • Расход — товар продан клиенту на кассе или в онлайн-заказе;

   • Списание — товар испорчен, утерян, истёк срок годности или использован для нужд салона;

   • Корректировка — исправление остатка, например после инвентаризации;

   • Автосписание — расходники, списанные по тех-карте после завершения записи;

   • Перемещение (отправка) и Перемещение (получение) — перенос товара между складами.

3. Период — поля От и До ограничивают журнал датами.

4. Причина — откуда взялась операция. Для продаж здесь номер чека, например «Продажа #S-000015», для ручных операций — причина, которую указал сотрудник.

В таблице также видны дата, склад (Продажа или Расходники), товар и количество (уменьшение остатка — со знаком «−»).

Онлайн-заказы

Товары из онлайн-заказов списываются той же операцией Расход с номером продажи в причине — со склада Продажа филиала, который выбрал клиент. Момент списания зависит от способа оплаты:

• Оплата онлайн — товар списывается в момент оплаты. Пока заказ не оплачен, товар остаётся на складе; если счёт так и не оплатят, заказ отменится без складских операций.

• Оплата при получении (самовывоз) — товар списывается сразу при оформлении заказа: так он отложен для клиента, и его не продадут другому. Когда клиент оплатит заказ на кассе, второй раз товар не спишется.

Если заказ отменили в карточке продажи, товар возвращается на склад операцией Приход с номером продажи и причиной «Заказ отменён». Заказ с оплатой при получении, который не оплатили за 3 дня, отменяется автоматически, и товар тоже возвращается — с причиной «Самовывоз не забрали». Подробнее о заказах — в статье Онлайн-заказы.

Как оприходовать или списать товар вручную

Ручные операции делаются из карточки товара: Каталог → Товары, нажмите на товар, затем Действия (см. Товары).

• Добавить запас — приход товара.

• Удалить запас — списание. Укажите причину: Внутреннее использование, Поврежден, Истек срок годности, Утерян, Корректировка или Другое. Списать больше, чем есть в наличии, Alter не даст.

• Переместить — перенос между складами.

1. Выберите филиал — куда поступил товар. Под названием филиала видно, сколько товара там уже есть.

2. Количество — сколько единиц пришло, кнопками «−» и «+» или вручную.

3. Цена поставки — по какой цене пришла эта партия. Галочка Сохранить цену для следующего раза обновит цену поставки в карточке товара.

4. Причина — Новый запас, Пополнение, Возврат или Корректировка. Причина попадает в журнал операций.

Совет. Если вы заказываете товар через Alter, отдельный приход не нужен: товар поступит на склад, когда вы отметите получение заказа (см. Заказы поставщикам и поставщики).

Окно Перемещение между складами открывается через Действия → Переместить.

1. Откуда — филиал и склад, с которого забираете товар.

2. Куда — филиал и склад, на который переносите. Обычно это перенос с Продажи на Расходники в том же филиале, когда товар для продажи начали использовать в работе.

3. Количество — сколько единиц переносите. Ниже есть необязательное поле Причина.

Инвентаризация

Откройте Каталог → Инвентаризация. В списке — все пересчёты с филиалом, статусом и датами.

1. Добавить — начать новую инвентаризацию.

2. Инвентаризация — нажмите на строку, чтобы открыть результаты пересчёта.

Новая инвентаризация проходит в три шага:

• Выберите филиал, в котором пересчитываете товары.

• Добавьте информацию об инвентаризации: название (например, «Квартальная инвентаризация») и при необходимости описание.

• Подсчитать товары: для каждой позиции введите фактическое количество. Вкладки Все, Неучтённые и Подсчитано помогают не пропустить товар.

Затем нажмите Просмотреть инвентаризацию, проверьте расхождения и нажмите Завершить инвентаризацию. Это действие нельзя отменить: после подтверждения Alter исправит остатки на складе.

Важно. Черновик инвентаризации создаётся сразу после выбора филиала. Если передумали, откройте меню Варианты и выберите Отменить инвентаризацию. Введённые данные сохранятся, но остатки на складе не изменятся.

Результаты пересчёта

Завершённая инвентаризация открывается из списка и показывает все расхождения.

1. Детали инвентаризации — когда начата и завершена, кто считал, в каком филиале, примечание.

2. Вкладки — Подсчитано (все позиции), Несовпадающие (где факт отличается от системы), Совпадающие и Исключено. Начинайте разбор с Несовпадающих.

3. Итог — сколько единиц ожидалось и сколько насчитали, общая разница и её стоимость. На примере недостача 27 единиц на 1 445 000 сум.

4. Строка товара — Ожидается (по системе), Факт (насчитали), Разница и Стоимость разницы. На примере масок для волос ожидалось 50, а нашли 40: недостача 10 штук на 750 000 сум.

Совет. Проводите инвентаризацию в тихое время — до открытия или после закрытия. Если во время пересчёта идут продажи, остаток «по системе» меняется, и расхождения будут ложными.

Частые вопросы

Можно ли исправить остаток без полной инвентаризации? Да: в карточке товара выберите Добавить запас или Удалить запас с причиной Корректировка. Операция попадёт в журнал.

Почему в журнале у продажи стоит тип «Расход», а не «Списание»? Расход — это продажа клиенту, за неё получены деньги. Списание — потеря товара без оплаты: брак, порча, нужды салона.

Товар списался, хотя онлайн-заказ ещё не оплачен. Почему? Это заказ с самовывозом и оплатой при получении: товар откладывают для клиента сразу при оформлении. Если клиент не оплатит заказ за 3 дня, заказ отменится, а товар вернётся на склад сам.

Онлайн-заказ оплатили, а товара на складе уже не хватает. Что будет? Товар всё равно спишется, и остаток уйдёт в минус. Заказ получит статус «Проблема», а администратор — уведомление. Свяжитесь с клиентом и решите, как быть: подождать поставку, предложить замену или оформить возврат.