Журнал записей

Журнал записей — главный рабочий экран администратора. В нём видно, кто из мастеров чем занят, где есть свободные окна и какие клиенты придут сегодня. Отсюда же создают новые записи, переносят существующие, принимают оплату и ставят клиентов в список ожидания.

Журнал открывается первым пунктом левого меню — Записи (иконка календаря). Он показывает сегодняшний день и запоминает выбранные вами филиал, вид и мастеров.

Как устроен журнал

В режиме День каждый мастер — отдельная колонка, а слева идёт шкала времени. Каждая запись — цветной блок: в нём время, имя клиента и услуга.

1. Календарь / Список — переключатель вида: сетка по мастерам или таблица записей за день (о ней — ниже).

2. Сегодня и стрелки — переход к сегодняшнему, предыдущему или следующему дню. Нажмите на саму дату, чтобы открыть календарь и выбрать любой день.

3. Филиал — журнал показывает записи одного филиала, например Star · Чиланзар. Нажмите, чтобы переключиться на другой.

4. Команда смены — чьи колонки показывать. Вариант Команда смены оставляет только тех, кто работает в этот день; Все участники команды показывает всех. Галочками можно оставить отдельных мастеров.

5. Все фильтры — отбор записей по статусу, каналу, оплате, услугам, дате создания и сегментам клиентов.

6. Список ожидания — клиенты, которые ждут освобождения времени. Подробнее — в статье Список ожидания.

7. Настройки календаря — масштаб и поведение сетки.

8. День — выбор периода: День, 3 дня, Неделя или Месяц.

9. Добавить — меню с пунктами Запись, Заблокированное время и Продажа. Как записать клиента, рассказано в статье Как создать запись.

10. Колонка мастера — нажмите на имя, чтобы посмотреть расписание только этого сотрудника (день, 3 дня, неделя, месяц) или сразу создать ему запись или заблокированное время. Там же пункт Просмотр сотрудника.

11. Запись — нажмите, чтобы открыть карточку записи. Значок в правом верхнем углу показывает статус: «палец вверх» — Подтверждено, календарик — Ожидание.

Цвет блока совпадает с цветом категории услуги: так стрижку легко отличить от маникюра. Заштрихованные участки — нерабочее время мастера. Красная горизонтальная линия отмечает текущее время.

Совет. Наведите курсор на запись — появится мини-карточка с клиентом, услугой, ценой и кнопками статусов. Так можно отметить, что клиент пришёл, не открывая запись целиком.

Период: день, 3 дня, неделя, месяц

Период переключается кнопкой День в верхней панели (номер 8 на первом снимке).

• День — подробная сетка по времени. Её шаг (например, 15 минут) задаётся параметром Шаг сетки времени в настройках онлайн-записи и действует и в журнале.

• 3 дня и Неделя — мастера идут строками, дни — столбцами, записи показаны коротким списком «время — клиент». Удобно, чтобы найти свободный день для длинной процедуры.

• Месяц — обзор загрузки на весь месяц.

Фильтры

Кнопка с ползунками открывает панель Все фильтры. Отметьте нужные значения и нажмите Применить; Сбросить фильтры возвращает полный журнал.

1. Статус записи — например, только Ожидание, чтобы обзвонить неподтверждённых клиентов.

2. Канал — откуда пришла запись: Календарь записей (её создал администратор), Портал сотрудника (её создал мастер в своём кабинете), Форма записи, Telegram-бот, Telegram-аккаунт, Instagram, Яндекс Карты или Импортировано (запись перенесена из другой системы). В списке только каналы, которые есть у вашего салона. Те же каналы — в условии Канал записи у сегментов клиентов.

3. Статус оплаты — отбор записей по состоянию оплаты, например чтобы найти неоплаченные визиты.

4. Услуги — записи только на выбранные услуги.

5. Дата создания записи — когда запись появилась в системе, а не когда визит.

6. Сегменты клиентов — записи только тех клиентов, которые входят в выбранные сегменты. Нажмите Изменить и отметьте один или несколько сегментов (см. Сегменты клиентов).

7. Применить — журнал покажет только подходящие записи.

Настройки календаря

Шестерёнка открывает Настройки календаря. Это ваши личные настройки: у коллег журнал выглядит так, как настроили они. Изменения вступают в силу после кнопки Применить изменения.

1. Масштаб календаря — Мелкий, Компактный, Средний или Крупный. Чем мельче, тем больше часов помещается на экране.

2. Показывать быстрые действия в календаре — при нажатии на пустую ячейку появляется меню «Запись / Заблокированное время». Это самый быстрый способ записать клиента.

3. Сначала показывать колонки с записями — мастера, у которых в этот день есть записи, встают левее остальных.

4. Скрывать нерабочее время — журнал показывает часы от самого раннего начала до самого позднего окончания смены среди мастеров на экране. Записи вне этих часов всё равно остаются видны.

5. Управление статусами — переход к списку статусов записей.

Список записей

Если удобнее читать записи таблицей, переключитесь на вид Список.

1. Переключатель Календарь / Список.

2. Колонки — какие столбцы показывать и в каком порядке. Кроме основных доступны, например, Создал, Дата создания, Длительность, Email клиента, Источник. Кнопка По умолчанию возвращает исходный набор.

3. Лента дней — цифра под датой показывает, сколько на этот день записей. Нажмите на день, чтобы открыть его список.

4. Заголовки столбцов — нажмите на заголовок, чтобы отсортировать таблицу: по времени, клиенту, мастеру, статусу или сумме.

Частые вопросы

Почему в журнале нет нужного мастера? Проверьте два переключателя: филиал (3) и Команда смены (4). В режиме Команда смены скрыты те, у кого в этот день нет смены, — выберите Все участники команды.

Как посмотреть записи другого филиала? Нажмите на название филиала в верхней панели и выберите другой. Список ожидания тоже открывается для выбранного филиала.