Настройки онлайн-записи

Раздел Форма записи отвечает за то, как выглядит ваша страница (см. Форма онлайн-записи), а правила онлайн-записи задаются отдельно: на сколько вперёд можно записаться, за сколько минут до визита запись закрывается, с каким шагом предлагается время, до какого момента клиент может сам отменить или перенести визит и что делать, если свободного времени нет. Эти правила действуют, когда клиент записывается сам: через форму записи, виджет на сайте или AI-администратора в чате.

Отдельно, в карточке каждой услуги, решается, можно ли записаться на неё онлайн.

Где находятся настройки

• Откройте Настройки (значок шестерёнки в левом меню) → Онлайн-запись.

• Измените нужные поля и нажмите Сохранить внизу страницы. Кнопка становится активной, как только вы что-то изменили.

1. Онлайн-запись — раздел настроек с правилами записи.

2. Клиенты могут бронировать — горизонт записи: на сколько месяцев вперёд клиент видит свободное время, от 1 до 12 месяцев. Длинный горизонт удобен для свадебных и праздничных услуг, короткий — если график мастеров часто меняется и вы не хотите принимать записи на полгода вперёд.

3. и не позднее — за сколько времени до начала визита онлайн-запись закрывается. Значение «непосредственно перед началом» разрешает записаться на ближайшее свободное окно, даже если до него 15 минут. Если мастеру нужно время подготовиться, выберите, например, «1 час до начала».

4. Шаг сетки времени — с каким интервалом клиенту предлагаются варианты времени: каждые 15 минут, 30 минут и т. д. Этот же шаг действует и в журнале записей.

5. Клиенты могут отменить или перенести запись — до какого момента клиент может сам отменить или перенести визит онлайн: «В любое время» или, например, «за 2 часа до начала». После этого срока клиенту придётся связаться с салоном.

6. Показывать номер телефона, когда изменения онлайн запрещены — если клиент пытается отменить или перенести визит слишком поздно, он увидит номер телефона салона и сможет позвонить.

Совет. Слишком мелкий шаг сетки (5–10 минут) дробит день мастера на неудобные «окна» между записями. Для салона красоты обычно хватает 15 или 30 минут.

Поле и не позднее раскрывается списком готовых вариантов.

1. Варианты поля «и не позднее» — «непосредственно перед началом», 15, 30 и 45 минут, 1 час, 2 часа и дальше по списку (он прокручивается). Текущее значение отмечено галочкой.

Важно. Горизонт записи, поле «и не позднее» и срок отмены ограничивают только самостоятельную запись клиентов, в том числе через AI-администратора. Администратора, который записывает клиента в журнале записей, они не ограничивают.

Лист ожидания

Лист ожидания нужен, когда у популярных мастеров всё занято. Клиент оставляет заявку на желаемую дату, и, если кто-то отменит визит, освободившееся время можно отдать ему, а не потерять. Как работать со списком ожидающих в журнале, рассказано в статье Список ожидания.

1. Бронирование вручную — администратор сам смотрит список ожидающих и записывает их на освободившееся время.

2. Автоматическое бронирование — Alter сам отправляет клиентам из листа ожидания предложение, когда время освобождается. Предложение действует 30 минут: если клиент не записался, время предлагается следующему.

3. Кому предлагать время — порядок при автоматическом бронировании (блок виден только в этом режиме):

   • Первый в очереди — тому, кто ждёт дольше всех;

   • Наибольшая стоимость — записи с наибольшей суммой;

   • Предлагать всем — всем подходящим клиентам сразу, время достаётся первому, кто записался.

4. Разрешить клиентам записываться в лист ожидания онлайн — в форме записи появляется кнопка «Записаться в лист ожидания». Ниже выбирается, какое время клиент может указать: Любое предпочтительное время или Только часы работы заведения.

Совет. Каналы и тексты сообщений для листа ожидания настраиваются в разделе Настройки → Автоматизация — см. Уведомления клиентам.

Какие услуги доступны онлайн

Не все услуги стоит отдавать на самостоятельную запись: например, сложное окрашивание лучше сначала обсудить с мастером. Это настраивается в карточке услуги.

• Откройте Каталог → Меню услуг и нажмите на услугу.

• Перейдите на вкладку Онлайн-запись.

1. Онлайн-запись — вкладка карточки услуги.

2. Активен — главный переключатель услуги. Выключенная услуга скрыта везде, в том числе в журнале записей при записи администратором.

3. Включена в форме онлайн-записи — клиент видит услугу в форме записи, в виджете и в каталоге на сайте и может записаться сам. Выключите, если на услугу записывают только администраторы.

4. Доступна AI-агенту — AI-администратор рассказывает клиентам об услуге и записывает на неё. Если выключить, он не будет упоминать услугу и записывать на неё.

5. Запись только по абонементу — онлайн на услугу запишется только клиент с действующим абонементом, а клиент без абонемента возьмёт его прямо при записи (см. Абонемент вместе с записью). Администратор в журнале записывает на такую услугу как обычно.

После изменения нажмите Сохранить вверху карточки.

Важно. Чтобы убрать услугу только из онлайн-записи, не выключайте Активен — оставьте услугу активной и выключите Включена в форме онлайн-записи. Тогда администраторы по-прежнему смогут записывать на неё в журнале. А если у услуги включена Запись только по абонементу, не снимайте с онлайн-продажи (переключатель Продавать онлайн) последний абонемент с этой услугой: клиенту без абонемента станет нечего купить, и онлайн он на неё не запишется.

Частые вопросы

Клиенты записываются на сегодня за 10 минут до начала, мастер не успевает подготовиться.

Выберите в поле и не позднее значение, например, «1 час до начала».

Почему клиент не может отменить запись онлайн?

Скорее всего, до визита осталось меньше времени, чем указано в поле Клиенты могут отменить или перенести запись. Клиент увидит номер телефона салона, если включена галочка Показывать номер телефона, когда изменения онлайн запрещены.