Как создать запись

Запись в Alter — это клиент, одна или несколько услуг, мастер и время. Администратор создаёт её, когда клиент звонит, пишет в мессенджер или приходит без предварительной записи. Записи из онлайн-формы и от AI-администратора появляются в журнале сами — вручную их создавать не нужно (подробнее — в статье Как клиент записывается онлайн).

Чтобы записать клиента, в каталоге должны быть услуги с ценой и длительностью, а у мастеров — назначенные услуги. Иначе Alter не сможет предложить подходящего мастера и свободное время. Как это настроить, рассказано в статье Услуги: категории и карточка услуги.

Два способа начать

Из свободной ячейки. Нажмите в журнале на пустую клетку у нужного мастера и в нужное время — появится меню быстрых действий.

1. Запись — открыть форму новой записи.

2. Заблокированное время — закрыть это время для записи (перерыв, обучение).

3. Настройки быстрых действий — открыть настройки календаря, где это меню можно отключить.

Если меню не появляется, включите Показывать быстрые действия в календаре в настройках календаря (шестерёнка в журнале).

В меню бывают и другие пункты: Групповой слот — если в каталоге есть групповые услуги, и Просмотр дня — открыть этот день в журнале целиком (когда журнал и так показывает один день, пункта нет).

На телефоне то же меню выезжает снизу экрана. Откройте журнал на одном дне и нажмите на свободное время — появятся Запись, Заблокированное время и, если есть групповые услуги, Групповой слот. В режиме недели или месяца нажатие сначала открывает выбранный день.

Кнопкой «Добавить». Нажмите Добавить → Запись в верхней панели журнала. Этот способ удобен, когда точное время ещё не выбрано: Alter сам покажет свободные окна.

Шаг 1. Клиент

Справа открывается форма записи. В левой колонке — блок Добавить клиента, в правой — каталог услуг. Начать можно с любого из них, но удобнее сначала выбрать клиента: нажмите Добавить клиента, и откроется список.

1. Поиск — начните вводить имя или номер телефона клиента.

2. Добавить клиента (с плюсом) — если клиента ещё нет в базе, заведите его прямо отсюда.

3. Без клиента — запись без привязки к клиенту, например для человека, который не хочет оставлять контакты.

4. Клиент из списка — нажмите на нужного, и его карточка появится в левой колонке.

5. Поиск по названию услуги — услуги сгруппированы по категориям, рядом цена и длительность.

Совет. Старайтесь всегда указывать клиента. Тогда визит попадёт в его историю, ему смогут приходить уведомления о записи, а в отчётах будет видно, кто ваш постоянный гость.

Шаг 2. Услуги и мастер

Нажмите на услугу в каталоге — она появится в списке выбранных. Под названием услуги есть выбор мастера.

1. Добавить клиента — если вы пропустили первый шаг, клиента можно выбрать в любой момент.

2. Мастер — по умолчанию стоит Любой участник команды: Alter сам назначит свободного мастера.

3. Список мастеров — сверху те, кто оказывает эту услугу. Ниже, в разделе Не подходит, — сотрудники с пометкой «Не оказывает эту услугу». Их тоже можно выбрать, если мастер иногда берётся за эту работу.

4. Продолжить — переход к выбору времени.

Кнопка + под услугой добавляет ещё одну услугу в тот же визит, например укладку после окрашивания. Карандаш меняет услугу, корзина её удаляет. Внизу видна общая сумма.

Важно. Если нужный мастер оказался в разделе Не подходит, значит, услуга ему не назначена. Это настраивается в карточке услуги на вкладке Сотрудники.

Шаг 3. Время

Alter показывает свободное время выбранного мастера (или любого подходящего) на выбранный день с учётом уже существующих записей.

1. Мастер — его можно сменить и на этом шаге.

2. Филиал — в каком филиале будет визит.

3. Дата — лента дней недели; стрелки рядом с месяцем листают недели.

4. Свободное время — нажмите на слот, и форма сразу перейдёт к последнему шагу.

5. Бледные слоты — это время недоступно, выбрать его нельзя.

Слоты сгруппированы по времени суток (Утро, День, Вечер), поэтому клиенту, который просит «после работы», легко сразу предложить вечерние варианты.

Шаг 4. Проверка и сохранение

На последнем шаге собрана вся запись. Если при выборе стоял Любой участник команды, здесь уже виден конкретный мастер, которого назначил Alter.

1. Дата — нажмите, чтобы выбрать другой день. Откроется календарь на два месяца с кнопками от Через 1 неделю до Через 5 недель — удобно, когда клиент просит записать его «через три недели». На телефоне календарь выезжает снизу экрана.

2. Время начала — нажмите, чтобы выбрать другое: откроется то же свободное время, что на шаге 3.

3. Мастер — можно заменить на другого.

4. Добавить заметку — комментарий к визиту для команды: например, «клиентка просила тёплый оттенок».

5. Быстрые действия — действия с клиентом: позвонить, добавить тег, изменить данные клиента и другие.

6. Сохранить — запись появится в журнале.

Если в записи указан клиент, под заметкой есть переключатель Отправить уведомление клиенту. Он включён сразу: после сохранения клиент получит сообщение о новой записи. Выключите его, если вы только что договорились с клиентом по телефону и второе подтверждение ему ни к чему. Переключатель касается только сообщения о новой записи — мастеру уведомление о ней придёт как обычно.

Важно. Пока вы не нажали Сохранить, запись не создана: время у мастера не занято, и клиенту ничего не отправлено.

Частые вопросы

Можно ли записать клиента сразу на несколько услуг? Да. На шаге 2 нажмите + и добавьте следующие услуги — итоговая сумма пересчитается, а для каждой услуги можно выбрать своего мастера.

Клиент хочет время, которое занято. Что делать? Добавьте его в список ожидания: когда время освободится, вы или Alter предложите его клиенту.