График смен

График смен показывает, кто из сотрудников в какие дни и часы работает. От него напрямую зависит запись: в журнале и в онлайн-записи к мастеру можно записаться только в его рабочее время. Поэтому график стоит заполнить сразу после того, как вы добавили сотрудников, и обновлять при каждом отпуске или замене.

По умолчанию мастер работает в часы своего филиала. Здесь эти часы можно поменять: на месяц вперёд, по повторяющемуся недельному графику или для отдельных дат.

Где находится график

• Откройте Сотрудники → График смен.

• Сначала открывается вид Месяц: строки — сотрудники, столбцы — дни месяца, в каждой ячейке время начала и конца смены.

1. Все филиалы / Все сотрудники — фильтры. Выберите один филиал или нескольких сотрудников, чтобы не листать всю команду.

2. Очистить месяц — удалить все смены за показанный месяц. Дни вернутся к недельному графику сотрудников.

3. Этот месяц — вернуться к текущему месяцу. Стрелки рядом листают месяцы назад и вперёд.

4. Месяц / Неделя — переключение вида.

5. Таблица смен — у каждого сотрудника по ячейке на день. Сегодняшняя дата выделена синим кружком, суббота и воскресенье — оранжевым. Зелёные ячейки — смены, заданные на конкретную дату; обычные — часы из недельного графика или часы работы филиала.

6. Панель настройки — рабочее время и быстрый выбор дней для отмеченных ячеек.

7. Добавить — меню с пунктами Новый сотрудник, Существующий сотрудник (добавить в график того, кого в нём ещё нет) и Время отдыха.

Как изменить смены на месяц

• Отметьте дни в таблице. Нажмите на имя сотрудника — выделится вся его строка за месяц. Можно отмечать и отдельные ячейки.

• Либо выберите шаблон в поле Быстрый выбор дней: «Будние», «Выходные», «Все дни», «Чётные» или «Нечётные».

• Укажите Рабочее время и, если нужно, включите Перерыв.

• Нажмите Применить изменения. Если в выбранные дни сотрудник не работает, нажмите Сделать дни нерабочими.

1. Имя сотрудника — нажатие выделяет всю строку. На снимке выделены все 31 день октября.

2. Выбрано дней — сколько ячеек отмечено. Снять выделение — начать заново.

3. Рабочее время — начало и конец смены для выбранных дней. Галочка Перерыв добавляет перерыв внутри смены.

4. Быстрый выбор дней — шаблоны. «Чётные» и «Нечётные» удобны для графика «день через день».

5. Применить изменения — записать смены в выбранные дни.

6. Сделать дни нерабочими — отметить выбранные дни как выходные.

Совет. Если выделить строки нескольких сотрудников, изменения применятся ко всем сразу. Так за минуту можно выставить, например, короткий день всему филиалу перед праздником.

Вид «Неделя»

В недельном виде удобнее смотреть нагрузку: сколько часов работает каждый сотрудник и сколько часов смен приходится на каждый день.

1. Неделя — переключатель вида. Стрелки и кнопка На этой неделе листают недели.

2. День — под датой сумма часов всех смен за этот день.

3. Сотрудник — под именем сумма его часов за неделю. Значок карандаша открывает меню.

4. Меню сотрудника: Установить повторяющиеся смены, Убрать из графика, Удалить все смены, а также Просмотр сотрудника и Изменить участника команды (форма редактирования).

Порядок сотрудников в недельном виде меняется в поле сортировки над таблицей (на снимке — «Имя (А–Я)»): по имени, фамилии, количеству смен или часов.

Повторяющиеся смены

Если мастер работает по постоянному недельному графику, удобнее один раз задать его повторяющимся, чем расставлять смены по датам. В виде Неделя нажмите карандаш у сотрудника и выберите Установить повторяющиеся смены.

1. Тип бронирования — так в окне называется поле повтора: «Каждую неделю» или «Каждые 2 недели».

2. Дата начала — с какого дня действует график.

3. Завершение — «Никогда» или «Определенная дата».

4. Дни недели — отметьте рабочие дни и укажите для каждого время начала и конца. Корзина справа убирает день, ссылка Снять все — все дни сразу.

5. Часов всего — сколько часов в неделю получается по этому графику.

6. Сохранить — график применится ко всем предстоящим сменам за выбранный период.

Подсказка в окне напоминает: в периоды, когда салон закрыт, сотрудники не планируются, даже если день отмечен в графике.

Отпуск, больничный, выходной

Нажмите Добавить → Время отдыха. То же окно открывается из списка сотрудников и из карточки: Варианты → Добавить свободное время.

1. Участник команды — кто отсутствует.

2. Тип — «Отпуск», «Больничный», «Выходной», «Личные дела» или «Другое».

3. Дата начала — первый день отсутствия.

4. Начало / Окончание — часы отсутствия. Так можно отметить и отсутствие на пару часов. Если мастера не будет весь день, укажите время, которое перекрывает всю его смену: по умолчанию в окне стоит 09:00–17:00.

5. Повторить — повторять эти же часы каждый день до даты в поле Повторять до. Так отмечают отпуск или больничный на несколько дней.

6. Описание — необязательная заметка, до 100 символов.

Если на это время у мастера уже есть записи, Alter покажет их и попросит решить, что с ними сделать.

Важно. Отмечайте отпуска и больничные заранее. Тогда администратор и онлайн-запись не предложат клиенту время у мастера, которого не будет на месте.