Кассы: открытие и закрытие смены
Как завести кассы филиала, открывать смену с начальным остатком, вносить приходы и расходы, смотреть сводку и историю с заметками и закрывать кассу со сверкой и сдачей в банк.
Касса в Alter — это ящик с наличными на ресепшене, которым пользуются в течение дня. Утром кассу открывают с начальным остатком, днём через неё проходят все деньги — оплаты, приходы и расходы, выплаты сотрудникам и закупки, — а вечером кассу закрывают: пересчитывают наличные, видят расхождение, оставляют остаток на завтра и сдают остальное в банк.
Так в любой день видно, сколько денег должно лежать в ящике, кто открывал и закрывал кассу и что происходило со сменой. В одном филиале может быть несколько касс — например, на первом и на втором этаже.
Как создать кассу
Кассы настраиваются в Настройки → Продажи → Кассы. Пока ни одной кассы нет, оплаты принимаются как раньше, без смен.
Кассы — пункт группы Продажи в настройках.
Добавить — создать новую кассу.
Карточка кассы — название, филиал и метка Открыта, если сейчас идёт смена.
Действия — изменить кассу или отправить её в архив. Кассу с открытой сменой в архив отправить нельзя — сначала её нужно закрыть.
В форме новой кассы заполните название, выберите филиал и наличный счёт.
Название кассы — до 32 символов, например «Касса ресепшн».
Филиал — где стоит касса.
Наличный счёт кассы — сюда поступают наличные, принятые через кассу. У каждой кассы свой счёт: можно выбрать существующий наличный счёт или оставить Новый счёт — он создастся с названием кассы.
Требовать открывать кассу перед началом продаж — включено сразу. Пока касса закрыта, через неё нельзя ни принять оплату, ни провести другое движение денег: приход или расход, выплату сотруднику, закупку, перевод.
Установить минимальный остаток — сумма, которую нужно оставлять в кассе при открытии, закрытии или и там и там (поле Когда требуется).
Разрешить промежуточные пересчёты — участники команды могут пересчитывать кассу в течение дня.
Важно. Если выключить Требовать открывать кассу перед началом продаж, оплату можно принять и при закрытой кассе: Alter предупредит и предложит Оплатить без кассы. Деньги поступят на счёт, но не попадут ни в одну смену, и при закрытии кассы их не будет. С остальными движениями денег то же самое: операция пройдёт, но в смену не попадёт.
Где смотреть кассу
Откройте Финансы → Счета и кассы и перейдите на вкладку Касса.
Касса — вкладка рядом со Счетами.
Филиал, касса и период — какую кассу показать и за какое время. Выбор запоминается: после перезагрузки страница откроется на той же кассе.
Всего за смену — все деньги смены всеми способами вместе, включая начальный остаток. Под суммой — Наличные в ящике (сколько должно лежать в кассе) и Карта и другие счета, если были онлайн-оплаты — ещё и Онлайн-оплаты. Ниже видно, кто и когда открыл кассу.
Посмотреть — открыть сводку и историю смены.
Приходы — внести деньги в кассу, например размен из сейфа.
Расходы — забрать деньги из кассы, например на мелкие покупки или в сейф.
Закрытые кассы — смены прошлых дней с балансом. Нажмите на смену, чтобы увидеть её сводку и историю.
Как открыть кассу
Если касса закрыта, на вкладке Касса вместо текущей смены появится кнопка Открыть кассу.
Начальный остаток — сколько наличных в кассе на начало дня. Alter сам подставляет остаток с прошлого закрытия.
Подсказка показывает, сколько осталось в кассе после прошлого закрытия. Если вы ввели другую сумму, разница будет записана корректировкой счёта.
Открыть кассу — смена начинается, оплаты снова принимаются.
Оплата через кассу
Касса, в которую поступит оплата, видна в корзине над кнопкой оплаты — в карточке Деньги поступят в кассу. Вся продажа, и наличные, и оплата картой, попадает в смену этой кассы. Кнопка Изменить на карточке открывает выбор кассы. Если оплату открыли из записи или из журнала, где выбран один филиал, в выборе только кассы этого филиала. Новая продажа из раздела Продажи предлагает кассы всех филиалов и попадает в филиал выбранной кассы. Если в филиале открыто несколько касс, после Перейти к оплате Alter спросит, в какую кассу принять оплату.
Касса ресепшн — нажмите на кассу, в чей ящик пойдут деньги, и оплата продолжится сразу.
Касса 2 этаж — другая открытая касса того же филиала. Выбор запоминается, сменить кассу можно кнопкой Изменить в карточке кассы.
Если касса закрыта и для неё включено Требовать открывать кассу перед началом продаж, вместо оплаты появится подсказка.
Откройте кассу для приёма платежа — касса закрыта, принять оплату нельзя.
Открыть кассу — открыть смену прямо отсюда, корзина сохранится.
Деньги поступят в кассу — карточка кассы: название, статус и филиал. Изменить — выбрать другую кассу этого филиала.
Что попадает в смену
В открытую смену попадают все деньги, которые проходят через кассу, а не только оплаты продаж:
оплаты продаж и записей, возвраты, пополнения личных счетов клиентов и выдачи с них;
приходы и расходы, внесённые вручную в Финансы → Финансовые операции → Добавить операцию, в том числе на «Основную кассу»;
выплаты сотрудникам — одному сотруднику и всей команде кнопкой Заплатить команде;
приёмка заказа поставщику, если товар оплачен из кассы;
переводы между счётом кассы и другим счётом. В смене перевод — это приход или расход кассы, например «Депозит в банк или сейф».
Alter выбирает смену так:
если деньги идут через наличный счёт кассы — смена этой кассы;
иначе — смена кассы, выбранной в форме;
если касса не выбрана — смена единственной открытой кассы филиала.
В окне новой операции и в окне выплаты над полями видна строка Касса — в смену какой кассы попадёт операция (см. Финансовые операции и категории). Операция за другой день в смену не попадает, и закрытая касса её не останавливает.
Если касса закрыта
Настройка Требовать открывать кассу перед началом продаж касается любых движений денег, а не только продаж. Если она включена, а касса закрыта, Alter не проведёт ни оплату, ни другое движение денег из списка выше. Для оплаты в корзине появится подсказка, описанная выше, а в остальных окнах — окно Касса закрыта с кнопкой Открыть кассу. Откройте смену и сохраните операцию ещё раз — введённые данные не пропадут.
Если настройка выключена, операция пройдёт, но в смену не попадёт. Окно новой операции и окно выплаты предупреждают об этом заранее: под строкой кассы будет написано «Касса закрыта — операция не попадёт ни в одну смену».
Сводка смены
Кнопка Посмотреть открывает смену. Наверху, как и на вкладке Касса, — Всего за смену, Наличные в ящике и Карта и другие счета, под ними — кто и когда открыл кассу.
Сводка — из чего складываются деньги смены.
История — все действия со сменой.
Закрыть кассу — завершить смену.
Меню «⋮» — Приходы, Расходы и Пересчитать кассу.
Наличные в ящике — сколько должно лежать в кассе и из чего это складывается: начальный остаток, оплаты, возвраты, личные счета клиентов, приходы и расходы из «Финансовых операций», выплаты сотрудникам, закупки товаров, приходы в кассу и расходы из неё, пересчёты. Показаны только строки, по которым были деньги, а начальный остаток — всегда.
Карта и другие счета — деньги смены, которые не лежат в ящике. Под группой — каждый счёт, через который прошли деньги, и из чего сложилась его сумма. Счета без движения свёрнуты, их показывает ссылка Показать счета без движения.
Всего за смену — все способы оплаты вместе. Если были оплаты через Payme, Click или Uzum, над итогом появится группа Онлайн-оплаты.
Без движения денег — оплаты с личных счетов клиентов и подарочными картами. В итог смены они не входят: деньги получены раньше, при пополнении счёта или продаже карты.
Продажи за смену — сколько продано услуг, товаров, абонементов и подарочных карт, сколько пополнено личных счетов и сколько возвращено.
У закрытой смены рядом с ожидаемой суммой видны Подсчитано и Разница, а под Всего за смену — Конечный остаток кассы и Наличные для сдачи в банк. Сводку удобно смотреть и с телефона: на узком экране подсчитанная сумма и разница переносятся строкой под название.
Совет. Сдаёте наличные в банк или сейф посреди дня — проведите это кнопкой Расходы на карточке кассы или кнопкой Перевод на вкладке Счета. В сводке деньги уйдут строкой Расходы из кассы, и вечером наличные в ящике сойдутся.
История смены
Все действия — оставить в списке один вид действий: Платежи, Возвраты, Операции, выплаты, закупки, Приходы в кассу, Расходы из кассы или События кассы (открытие, начальный остаток, пересчёт, закрытие).
Все участники команды — показать действия одного сотрудника.
Перевод из кассы на счёт — деньги ушли из ящика на другой счёт: причина, например «Депозит в банк или сейф», и куда ушли деньги. Обратный перевод называется Перевод со счёта в кассу.
Закупка товаров — приёмка заказа поставщику, оплаченная из кассы, с номером заказа и поставщиком.
Выплата сотруднику — кому выплатили, вид выплаты, за какой период и с какого счёта.
Расход (финансовая операция) — расход, внесённый в Финансовых операциях: категория, описание и счёт. Приход оттуда называется Приход (финансовая операция).
Платёж — оплата продажи: номер продажи, клиент и счёт. Пополнение личного счёта клиента видно отдельной строкой Пополнение личного счёта.
В каждой строке также видно, кто провёл действие, сумму и время. Нажмите на строку, чтобы открыть Сведения о действии.
Сумма и тип действия.
Касса — через какую кассу прошло действие.
Продажа — ссылка на продажу, если действие с ней связано. У операции, выплаты и закупки вместо неё видны Категория и Описание, у выплаты ещё и Сотрудник.
Добавить заметку — оставить пояснение к действию, например «Клиент попросил чек на email». Заметка редактируется прямо здесь: карандаш рядом с заметкой превращает текст в поле с кнопками Отмена и Сохранить.
Как закрыть кассу
Нажмите Закрыть кассу в смене.
Подсчитано — введите, сколько наличных оказалось в ящике. Для безналичных счетов сумму можно ввести для сверки — она ни на что не влияет.
Разница — расхождение между ожидаемой и подсчитанной суммой. Если расхождение есть, Alter запишет его корректировкой счёта.
Конечный остаток кассы — сумма, которая остаётся в кассе. Она станет начальным остатком следующего дня. Если задан минимальный остаток, ниже его оставить нельзя.
Наличные для сдачи в банк — то, что сегодня забирают из кассы для внесения на банковский счёт. Конечный остаток и сдача в банк вместе равны подсчитанной сумме; выберите счёт, на который вносятся деньги.
Закрыть кассу — смена закрывается, сводка фиксируется и больше не меняется.
В поле Добавьте заметку можно пояснить расхождение.
Кто может работать с кассой
Права настраиваются в ролях (Настройки → Права доступа), раздел Продажи:
Может оформлять продажи и открывать кассу — открыть смену, чтобы принять оплату.
Может просматривать счета и кассы — вкладка Касса, сводка и история смен.
Может вручную вносить и изымать средства, в том числе приходы и расходы кассы — Приходы и Расходы.
Может управлять счетами и кассами, пересчитывать и закрывать кассу — Пересчитать кассу и Закрыть кассу.
Может управлять способами оплаты, кассами и категориями платежей — настройки касс.
Если сотрудник работает только в части филиалов, он видит только их кассы.
Частые вопросы
Нужно ли заводить кассу, чтобы принимать оплату? Нет. Пока касс нет, оплаты принимаются как раньше и ложатся на выбранные счета. Касса нужна, когда хотите каждый день сверять наличные.
Видно ли оплату, которую приняли при закрытой кассе? Да. Она есть в отчёте Ежедневные продажи и на счёте, но не в смене кассы (см. Ежедневные продажи).
Почему приход на «Основную кассу» попал в смену? Значит, «Основная касса» выбрана Наличным счётом кассы в настройках одной из ваших касс, и деньги на этом счёте лежат в её ящике. Любой приход или расход по такому счёту, даже внесённый в Финансовых операциях, попадает в открытую смену этой кассы. Если касса закрыта и для неё включено Требовать открывать кассу перед началом продаж, операция не пройдёт, пока смену не откроют.
Можно ли изменить операцию закрытой смены? Только описание и категорию. Сумму, счёт и тип операции, которую уже учла закрытая смена, поменять нельзя: в окне операции об этом говорит плашка «Операция учтена в закрытой смене кассы «…» — сумму, счёт и тип изменить нельзя». Так итоги закрытой смены и сверка наличных не меняются задним числом. Если в такой операции ошиблись, внесите исправление новой операцией.
Что будет с балансом счёта при закрытии? Если подсчитанная сумма отличается от ожидаемой, на счёт кассы записывается корректировка, а сумма для сдачи в банк переводится на выбранный счёт. Поэтому баланс наличного счёта в Счетах всегда совпадает с деньгами в ящике.
Обновлено 2 ноября 2026 г.